ビジネスマナー(基本)

ビジネスを営む上で、社会人として守るべきマナーがあります。自分と違う世代の人たち、上司、先輩、取引先、お客様といった様々な立場、異なる世代の人たちと上手に関係を築かなくてはいけません。マナーというと複雑で面倒なイメージがありますが、より良い人間観関係を築くための重要なスキルです。 ここでは、ビジネスマナーを習得する前のマナーである「身だしなみ」についてはふれません。しかし、基本的な身だしなみ、様々なシーンに応じた身だしなみを心がけましょう。まず、第一に大切なことは清潔であり、清潔感があることです。清潔であっても、清潔感がないと良いビジネスパーソンとは言えません。

では、以下の項目に従って学んでいきましょう。

Point

上記のタイトルにそって学んでください。

今回は上記 青枠内 1、2、3、4、5、6、7、8、9、10の「」について習得します。

充分に学んでいただき、最終ページの設問に答えていただき、ご返送ください。

習得STEP

1、挨拶の基本

1.挨拶の基本

挨拶は、人間関係を円滑に運ぶための基本です。やりかたや使い分け次第で、あなたの評価が変わってきます。仏頂面で挨拶しているようではいけません。必要なのはなんといっても笑顔と明るい声、そしてアイコンタクト、姿勢、立ち居振る舞いです。挨拶された方も爽やかな気持ちになれますし、あなた自身の気力も充実するでしょう。相手の存在に気づいたら、自分から3秒以内に挨拶しましょう。それ以上遅れると相手は無視されたと感じてしまうことがあります。

上司が不快に思う挨拶には、「ながら挨拶」というものがあります。必ず手を止めて姿勢を正して挨拶しましょう。しかし、どうしても手が離せない時があります。そんなときでも笑顔と明るい声で挨拶しましょう。

特に日本人は、笑顔が下手です。普段から、発声と同時に笑顔ができる練習をしましょう。普段それなりに何とかなっているので、それ以上の努力をしていない人がほとんどです。挨拶の言葉だけは発していても、笑顔、アイコンタクト、姿勢など総合してみると大抵の人ができていません。


1.挨拶の基本

挨拶例
👉️出勤する場合
「おはようございます」積極的に、元気よく。
👉️外出する場合
「行ってまいります」
👉️退社する場合
「お先に失礼します」
👉️用事を頼まれた場合
「かしこまりました」
👉️帰社した場合
「ただいま戻りました」業務の報告も加えるといい。
👉️何かものをお願いする場合
「お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。」
👉️ミスを注意された場合
「大変申し訳ございません。以後注意致します」
👉️帰社した人に対して
「お帰りなさい」、「お疲れ様です」
👉️退社する人に対して
「お疲れ様でした」
👉️上司、先輩に
立ち止まって、「おはようございます」「お疲れ様です」
👉️重役、来客に対して
脇によけ、立ち止まって挨拶。相手が通り過ぎるまで立ち止まっているように。
👉️他の部署の人に対して  他部署の人との交流も深まり、スキルアップにつながる
会釈して「お疲れ様です」と声をかける。

挨拶例
👉️出勤する場合
「おはようございます」積極的に、元気よく。
👉️外出する場合
「行ってまいります」
👉️退社する場合
「お先に失礼します」
👉️用事を頼まれた場合
「かしこまりました」
👉️帰社した場合
「ただいま戻りました」業務の報告も加えるといい。
👉️何かものをお願いする場合
「お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。」
👉️ミスを注意された場合
「大変申し訳ございません。以後注意致します」
👉️帰社した人に対して
「お帰りなさい」、「お疲れ様です」
👉️退社する人に対して
「お疲れ様でした」
👉️上司、先輩に
立ち止まって、「おはようございます」「お疲れ様です」
👉️重役、来客に対して
脇によけ、立ち止まって挨拶。相手が通り過ぎるまで立ち止まっているように。
👉️他の部署の人に対して  他部署の人との交流も深まり、スキルアップにつながる
会釈して「お疲れ様です」と声をかける。

習得STEP

2、スマートな日常動作

2.スマートな動作、立ち居振る舞い

👉️ 日ごろから意識することが必要
 ▶️ 立つ、歩く、座るなどの動作は普段から意識しないで行いますが、その振る舞いについては、自分では気づかないこともあります。周りの人から見ると、だらしない動作と見られることも多いです。スマートで無駄のない、美しい立ち居振る舞いを身につけましょう。
👉️挨拶をするときの姿勢と発声
▶️ 背筋を伸ばす。
▶️ 両足のかかとを揃え、つま先は自然な外向きに(男性)
▶️ 両手はズボンの縫い目に合わせ、まっすぐ下す。(男性)
▶️ 指を揃えて、両手を前で重ねる。(女性)
▶️ 両足のかかと、つま先を揃える。(女性)
▶️ 言葉を述べてから頭を下げる。
▶️ 語尾までしっかり発音する。
▶️ 相手が忙しくないタイミングで。
▶️ 相手より先に挨拶する。

👉️お辞儀の種類

2.スマートな動作、立ち居振る舞い

▶️「会釈」「会釈」15度程度 道や廊下などで人とすれ違うときなど
▶️ 「普通のお辞儀」「敬礼」30度程度 お客様を迎えるときや、出勤、退勤時の挨拶、感謝の気持ちを表すときなど。
▶️ 「深いお辞儀」「最敬礼」45度程度 普通のお辞儀よりもさらに強い感謝の意を表すとき、依頼、お詫び、また地位の高い人に対するお辞儀
▶️ 「目礼」 お辞儀はしないが、視線を合わせてアイコンタクトで相手に敬意を表す。相手の状況に配慮してお辞儀を控える場合にも使う。

習得STEP

3、ビジネス会話の基本

3.ビジネス会話の基本

👉️相手の気持ちになってスムーズに進める
👉️好感のもてる話し方

話し方の基本として、スムーズに意思の疎通をはかるために、相手の話をよく聴き、自分の意思を相手に的確に伝えることが重要です。
言葉使いや話し方は、その人の知識、教養、品性を表すものです。また語彙が豊富であったり様々な表現ができることは感性の豊かさや教養の高さを示します。相手や状況によって話し方を変えるように工夫することも大事です。
▶️要点をまとめる。
▶️結論から話す。
▶️アイコンタクト。 内容が理解されているかどうかの判断ができる。
▶️正しい表現を使い、相手の立場になって話す。正しい形容詞。現在形と過去形が混同していたり、若者言葉であったりしないように。また、相手の立場になって話す。「ケチ」→「倹約家」。「背の低い人」→「小柄な人」。

3.ビジネス会話の基本

聴き方の基本

「聞く」「聴く」「訊く」。それぞれに話を聞く姿勢が異なります。相手の話をよく聞くことで相手をより理解することができるのは「聴く」です。「聴く」は、相手から好感を持たれ、信頼されます。
「聞く」 自然に耳に入ってくること。
「聴く」 相手を理解するために話を聞くこと。
「訊く」 積極的に質問をしながら本音を引き出すために聞くこと。

あいづちを打つ
話しをしても反応がないと人は話しづらいものです。話の節目でうなずいたり、「そうですね」とあいづちを打つのは、聞き手のマナーです。「はいはい」「えぇえぇ」と何度もあいづちを打つのは、相手を軽蔑したような印象を与え、タイミングが早すぎると、相手はせかされているように感じてかえって話しづらくなります。 

話しの内容にあった表情
話しを聴いているときの表情が乏しいと、相手は「理解しているのかわからない」「何を考えているのかわからない」と不安になります。相手の気持ちに沿った自然な表情をし、共感、同調することが大切です。ただ、共感はしても同情することは控えた方がいいですね。

聴くときの態度に注意
聞き手の姿勢は態度に表れます。身を乗り出すようにすると、誠実に相手の話を聞こうとする積極的な姿勢が感じられます。深く背もたれに身をあずけたり、腕を組んでいるなどの姿勢であると、話し手は話しづらくなり、また拒否されているように受け取ってしまいます。

クッション言葉
相手にものをお願いするときや、尋ねるとき、依頼するとき、意向にそえないときなどに、単刀直入にその旨をすぐに伝えてしまうと、角が立つことがあります。そのようなときはつぎのような言葉をはさむと印象が少しやわらかくなり、受け入れやすくなります。

「少々お待ちください」→「恐れ入りますが、少々お待ちいただけますか」
「どちら様でしょうか」→「失礼ですが、どちら様でしょうか」
「不在にしております」→「あいにくですが、ただいま不在にしております」
「在庫をきらしております」→「申し訳ございませんが、在庫をきらしております」
「おタバコはご遠慮いただけますか」→「申し訳ございませんが、おタバコはご遠慮いただけますか」
「こちらにご記入いただけますか」→「お手数をおかけしますが、こちらにご記入いただけますか」

言葉の言い変え

「できません」→「申し訳ございませんが、いたしかねます。○○ではいかがでしょうか」
「わかりません」→「申し訳ございませんが、あいにくわかりかねます。すぐにお調べしてまいります」
「いません」→「申し訳ございません。ただいま席をはずしております。〇時には戻ってまいりますが、いかがいたしましょうか」


習得STEP

4、正しい敬語の使い方

※頻繁に使われる敬語

※「させていただく」に関して

「させていただく」が使えるのは、「第三者や相手から許可を受けている場合」と「自分が恩恵を受ける場合」の二つの条件を満たした場合です。

例えば、「本日の会議の開始時刻を変更させていただきます」という文章があります。これは予定を変更するには「相手の許可・了承」が必要で、また変更によって「自分が恩恵を受ける」という意味を持つため、正しい使い方と言えます。 また文章では「いただく」とひらがなで表記します。「頂く」は「食事を頂く」、「プレゼントを頂く」などの、「食べる・飲む」「もらう」の謙譲語として使われます。

  • 間違えやすい敬語表現
    • 自分自身に敬語を使ったり、二重表現をしたりすることです。

「詳細は受付けの者にうかがってください」

「うかがう」は「聞く」の謙譲語で、自分が他人に「聞く」ときに使う。

  • ○○工業の小林さんが参られています」

→「○○工業の小林さんがお見えになっています」 「参る」は、「来る」「行く」の謙譲語で、自分や身内の者に行動に対して使う。

習得STEP

5、ほめ方、しかり方のポイント


習得STEP

6、「ほうれんそう」はビジネスの基本

6、「ほうれんそう」はビジネスの基本

報告、連絡、相談は、ビジネスコミュニケーションの基本です。

報告が遅れる、連絡が行き違う、相談せずに独断するなど、こういった行為はチームワークを乱すだけでなく、重大なトラブル、失敗を招くことになります。特に上司への報告は、部下の重要な義務です。仕事の途中経過、変更、終了、結果などは、こまめに報告しましょう。経過でわからないことや、疑問に思ったことなどは必ず相談しましょう。また、周囲と情報を共有することでチームワークとしての作業効率が上がります。「どうして、その情報を言ってくれなかったのですか。先にそれを聞いていれば〇〇したのに」とならないように。チームワークとしての仕事が成り立ちませんし、人間関係にも支障をきたすことになります。

習得STEP

7、始業前の準備

習得STEP

8、業務での心得

・役職の序列と役割
会社によって異なる場合もあります。それぞれの役職の内容はここでは省略します 。

※「取締役」:代表取締役の職務執行を監視し、経営について委任を受けてその意思決定を行う役職

※「監査役」:取締役の職務執行状況について業務監査を、また会社の業績について会計監査を行う役員

※「相談役」:会社の重大な事項について助言し、紛議の調停などにあたる役職

◎上司・先輩との付き合い方 敬意を払った態度でキャリアや実績が上の相手に対しては、常に敬意を払い謙虚な姿勢を心がけることが重要です。管理する上司・先輩にとって、部下の仕事の進捗状況を把握しなければなりませんので、「ほうれんそう」は重要です。

👉️ 謙虚な姿勢で話を聞く。
👉️ 仕事上の疑問点などは迷わずすぐに相談する。
👉️ 上下関係を重んじる。
👉️ 感情的な発言は慎む。
👉️ 呼ばれたら返事をして、すぐに上司・先輩のもとへ行く どうしても手が離せない場合は、どのくらいで手が空くのかを明確に伝える。
👉️ メモを取りながら聞く。
👉️ 指示を実行しこまめに報告する。
👉️ 移動の際、上司・先輩の荷物は積極的に持ち、数歩後ろを歩く。
👉️ 挨拶、名刺交換のときは上司・先輩が先に行う。
👉️ 打ち合わせでは、前もって資料の準備をし、上司・先輩が打ち合わせをスムーズに進められるようにサポートする。


◎同僚・後輩との付き合い方 常に礼儀正しく


👉️ 同僚とは助け合いの精神で、またよきライバルでもあり、お互いにスキルを高めあう。
👉️ 金銭の貸し借りは慎む。
👉️ 陰口・悪口は厳禁。
👉️ 後輩に仕事を依頼するときは、要点をわかりやすく丁寧に。
👉️ 入社間もない後輩に完璧な仕事を求めてはいけない 長い目で見つめ、困っていたら相談にのってあげる。
👉️ 仕事の成果をほめてあげる。 長所を見つけてあげるのも上司の仕事。
👉️ 後輩を叱る場合、相手に恥をかかせないように、人前で大声で叱るなどの行為はしない。


「〇〇のデータにミスがあるようだけど、〇〇に注意を払ったほうがいい」などの相手がミスを防げるようなアドバイスをするとよい。ほとんどの場合、大声で叱責をするなどの状況にはならないはず。

習得STEP

9、電話の応対

9,電話の応対

◎ 電話対応の基本
👉️ 会社の顔として話すことになり、その受け答え次第で会社の印象が変わる。
👉️ 声の大きさとはっきりとした受け答えで対応する。
👉️ 別の作業をしながら対応するとそれが相手に伝わってしまうものです。実際に会ってお話をしているように対応しましょう。
👉️ 電話の横には常にメモを用意しておく
👉️ 電話がかかっとぇきたら「はい、○○社、✕✕が承っております」
👉️ 話しの内容は必ず復唱し、メモをとる。

◎よく使う基本言葉
▶️「いつもお世話になっております」「少々お待ちください」「お待たせいたしました」「申し訳ございません」「かしこまりました」「失礼ですが…」など。
◎外線(会社の窓口)・ 直通電話(取引先からの電話が多い)・内線(社員同士の電話)。
◎3コール以内に出る。
◎電話応対(取り次ぎ方)
先方を待たせることなく、担当者がスムーズに電話に出られるかどうかは、取り次ぎ方しだいで決まります。新入社員が電話に出るときは、ほとんどが取り次ぎなので、手順をしっかりと覚えましょう。取り次ぐときは、必ず相手の社名とその人の名前を聞くことが基本となります。先方が要件にふれた場合は内容を正確にメモしてから担当者に取り次ぐようにします。時間がかかり相手を待たせそうな場合は、電話を折り返すなどの処置が必要です。また担当者が不在の場合は、先方の連絡先を聞き、担当者の行き先や携帯の電話番号は教えないようにします。担当者が帰社してから、改めて連絡させるなどの対応をするとよい。
▶️先方の社名と名前を確認する。
△△社の□□様でいらっしゃいますね、少々お待ちください。(同時にメモを取る)
▶️保留の状態にする。
送話口を手で押さえるだけでは、こちらの会話が聞こえる場合があるのでやめましょう。
▶️担当者に取り次ぐ。
〇〇さん、△△社の□□様からお電話です。
担当者が電話中や席を外している場合。
「ただいま〇〇はほかの電話に出ております」
「ただいま〇〇は席を外しておりまして、5分ほどで戻るかと思います」
「折り返しお電話差し上げましょうか」
先方がそのまま待つ場合。「少々お待ちください」担当者に電話口で待っていることを伝える。30秒以上待たせない。待たせる場合は「担当者から連絡させる」と伝える。
先方がかけ直す場合。「承知いたしました。お電話頂戴したことを担当者に伝えます」担当者に、先方から電話があったことを伝える。
折り返しの電話を希望される場合。「承知いたしました。念のため、お電話番号をお願いします」電話暗号、社名、名前終えメモする。最後に自分の名前を伝える。
先方が伝言を頼んだ場合。「はい承ります」メモ用紙に内容を記入し、復唱する。最後に自分の名前を伝える。


注意:以下のようなことがないように。
要件をよく聞かずに相手をたらいまわしにした。
待たせすぎて、相手を怒らせた。
担当者に要件を伝えず、相手にまた一から説明させた。
伝言を頼まれたが、担当者にメモを渡すのを忘れた。


◎電話応対(担当者が不在の場合)
担当者が不在の場合、臨機応変に対応しなければ、先方に不快感を与え、会社の印象まで悪くしてしまいます。新入社員にとっての電話応対は、一度は通らなければならない難しい作業の一つでしょう。基本は「先方に折り返しの線電話をする」「先方から改めて電話をもらう」「伝言を残す」この三つのうちのどれかで、このうちのどれかの対応をすることになります。電話を切るときは責任の所在を明らかにするために、自分の名前を伝えることを忘れないようにしましょう。




◎会議中の場合
取り次ぎ方は会議の重要度、相手の急ぎ具合からは判断します。
「〇〇はただいま会議中でして、1時間ほどで席に戻る予定です。お急ぎでしょうか」
▶️急いでいたら
会議室に内戦を回す。「〇〇様から緊急のお電話が入っております。おつなぎしてもよろしいですか」
▶️急いでいなければ
会議室に出向く。伝言メモを担当者の机に置いておき、戻ってきた口頭でも伝える。
◎在社していない場合
▶️外出先から戻っていない場合
「本日〇〇は外出しておりまして、11時には戻る予定ですが」先方の要件が緊急の場合、担当者の携帯電話に連絡し、本人から電話してもらう。本人に断りなく先方に携帯電話の番号を教えてはいけない。
▶️出張中なら
「あいにく○○は□月△日まで出張でして、…」先方にいつ戻ってくるか、予定を伝える。緊急の場合は担当者に連絡をとり、先方へ電話してもらうようにする。
▶️欠勤・休暇なら
「申し訳ございません。本日〇〇はお休みをいただいておりまして…」いつ出社するか、予定を伝える。休みの理由などは自分の判断で伝えないようにする。
▶️退社しているなら
「本日は失礼させていただきました」
「外出しておりまして、本日社には戻らない予定です」
▶️遅刻なら
「本日は立ち寄るところがございまして…」「遅刻」と言ってしまうと当人、会社の印象を悪くすることになるので「外出中」としてもよい・                                                           
▶️上司の家族からの電話
「いつもお世話になっております。申し訳ございませんがただいま○○課長は会議中でして…」最初に日ごろの感謝の気持ちを伝える挨拶をする。必ず役職名で呼ぶ。

◎正確なメモの取り方
担当者が不在のときや、席を外しているときなどに伝言を頼まれた場合、5W3Hでメモを取る。

だれが・いつ・なにを・どこで・なぜ・どのように・いくらで・どのくらい=5W3H
▶️いつでもすぐに書けるように、メモ用紙を用意しておく。
▶️社名や名前などの漢字がわからない場合は、カタカナで表記する。
▶️先方の連絡先を必ず明記する。
▶️内容は簡潔にまとめて記入する。
▶️忙しくても後まわしにせず、すぐに担当者の机に置くようにする。
▶️間違いを防ぐために
「恐れ入りますが。もう一度お願いできますか」
私立と市立→「シリツはワタクシリツでしょうか、イチリツでしょうか」
橋と端→「川にかけるハシでしょうか」
1(イチ)と7(シチ)→7は「ナナ」と発音
午後4時 →「16時」「午後よん時」
DとT → Dは「デー」、Tは「テー」
▶️担当者が戻ったら口頭でも伝える。




◎その他の電話の対処法
▶️間違い電話がかかってきたら
明らかに間違い電話であった場合は、「こちらは○○会社です。どちらにおかけでしょうか」「電話番号をお間違えのようですが」
間違い電話であっても礼儀正しく応対しましょう。
▶️相手が名乗らない場合
「申し訳ございません。お名前をおしゃっていただけませんでしょうか」「申し訳ございません。お名前をお聞きしないとお取り次ぎできない規則になっております。ご了承ください。」

▶️クレームの電話の場合
1. まずは謝罪する
自分の会社に対して怒っていたり不満があることは事実であるので、どんな理由であれまずは謝る。誠実さを見せることが重要。
2. 話を最後まで聞く
否定的な発言はしない。最後まで話を聞き、心のこもった肯定的なあいづちを打つ。聞き終えたら、内容を復唱して確認する。
3. 相手の誤解であった場合
「○○様のご意見はもっともです。確認なのですが…」やわらかな表現で、相手に間違いであることを理解してもらう。反論はしてはだめ。
4.対応策を立てる
その場で対応できることはすぐに取り掛かる。解決を急ぐあまり勝手な約束などをすると、大きなトラブルに発展することがある。少しでも不安に思ったら、相手の名前、連絡先などを聞いておき、上司と相談してから改めて電話をする。

習得STEP

10、来客応対の基本

10,来客応対の基本

明るく礼儀正しく接する。明るく、笑顔で応対することが基本です。受付係などは来客にとって、訪問先で最初に接する相手であり、ここで悪い印象を与えてしまうと会社全体のイメージが悪くなります。来客はアポイントを取っている人、飛び込みのセールスマンまで様々です。リア客によって応対を変えるのではなく、どのような人に対しても親切で丁寧な応対を心がけましょう。

来客応対

◎来客応対の心得
公私を問わず、お客様をお迎えするときには、身だしなみを整え、応接室などの来客を迎える場所の環境を整備しておくことが大切です。
▶️応接室などを使用する場合はあらかじめ予約をしておき、受付係に来客があることを告げる。
▶️先客の茶器などは片づけてあるか。テーブル、応接セット、調度品は清掃され清潔で、配置も整えられているか。
▶️床、絨毯、壁はきれいか、ゴミは落ちていないか。
▶️照明の電球、蛍光灯は切れていないか、空調温度は適切に設定されているか。
▶️打ち合わせの資料は整っているか。お客様が持ち帰る封筒なども準備してあるか。

◎受付のマナー
▶️お客様に気づいたら、すぐに立ち上がって笑顔で挨拶する。
▶️お客様が会社名、名前、面会の有無を告げたら、「いつもお世話になっております」と挨拶し、面会の約束がある場合は「お待ちしておりました」と告げる。
▶️取り次ぎのために名刺を出されたら、胸の位置で預かり、名指し人に確認する旨をお客様に伝え、椅子があれば座ってお待ちいただく。預かった名刺は名指し人に渡すか、確認後にお客様にお返しする。
▶️約束がある場合や、名指し人の了解が得られたら、面談の場所に誘導するか、口頭で案内する。
▶️約束がなく、取り次ぐべきかわからないときは、先方の名前、会社名と要件を確認し、名指し人の在不在はふせて、「(社内にいるかどうか)お調べ致します。少々お待ちください。」と告げて、面会するかどうかを本人に確認してから取り次ぐ。また、不在の場合は「あいにく○○は外出しております(所要で席を外しております)が、いかがいたしましょうか」と告げ、要件を伺い、伝言を確認する。
▶️一度に数名のお客様が来られたときは、先着順に対応し、顔見知りを優先したりしない。
▶️取り次いだ後も、お客様が長く待たされたままになっていないかどうか、常に気を配る。また、名指し人が来る時間などを憶測で言うのは混乱のもとなので避ける。

◎ご案内
▶️来客の応対では、その場でやりとりして、名指し人を呼び出すのが普通ですが、来客を応接室などに案内することもあります。そのときは、「○○へご案内します」と行き先を告げ、お客様の2-3歩先を歩いて部屋まで案内します。無言で誘導するのは、気づまりになるので、天気の話をしたり、「あちらのエレベーターでございます」「右に曲がります」などと声をかけましょう、ただし「これから商談ですか」など、余計な話をするのは厳禁です。
▶️廊下を誘導、案内する場合、来客には通路の真ん中を歩いていただくようにして、自分はお客様の斜め前を歩きます。お客様の歩く速さに合わせるようにします。曲がり角では立ち止まり、方向を指し示して「こちらでございます」と誘導します。
▶️エレベーターの乗降時、複数のお客様ヲ案内する場合は、「〇階でございます」と行き先を告げてから、「お先に失礼いたします」と先に乗り、ドアボタンを押してお客様を招き入れ、降りるときはお客様を先にします。お客様が一人の場合は、外側のボタンを押すか、扉を手で押さえて、お客様に先に乗り込んでもらってもかまいません。操作パネルの前に人がいるときは、お客様を先に乗せ、自分は後に乗って行先を告げます。降りるときもお客様が左記です。
▶️応接室についたら、「こちらでございます」と言い、必ずノックしてからドアを開けます。ドアが外開きのときはドアを引いてお客様を先に案内し、内開きのときは先に入ってドアを押さえ「どうぞ」とお客様を招き入れます。

▶️ 応接室の席次
 ▶️応接に入ったら、「○○は間もなく参りますので、こちらに掛けてお待ちください」と言い、上席をすすめます。コートや傘などの持ち物を預かり、「こちらにお預かりしておきます」と場所を知らせます。応接室の表示を「使用中」にしておきます。
▶️茶菓は速やかにお出しします。あらかじめ来客がわかっているときは、事前に準備しておきます。
▶️お茶は、一人でも必ずお盆にのせて運びます。茶托が濡れないように、湯飲みと茶托は別々にお盆にのせて、布巾をそえます。
▶️ノックをし、「失礼します」と声をかけてからゆっくりドアを開けて室内に入ります。
▶️お茶は上席のお客様から順に出します。まずサイドテーブルかテーブルの端にお盆を置き、茶托に湯飲みをのせてから一人ずつ出します。テーブルが狭く、お盆の置き場所がないような場合は左手にお盆を持ち、右手で出します。お客様の下座の方向から出すのが基本ですが、面談の邪魔にならないように、出しやすい方からでかまいません。湯飲みの柄がお客様の正面にくるように置きます。お客様の右側に置きますが、書類などが広がっているときは邪魔にならないところに置きます。
▶️菓子は原則として、お客様の左側、お茶は右手にだします。菓子が先でお茶が後です。
▶️お盆の表を外側にして左手で体の左側面につけて持ち、ドアの近くで立ち止まり、軽く一礼して、ドアを右手で開け退出します。
▶️お茶を下げるときはお客様から先に下げ、お盆を左手に持って右手で湯飲みをお盆にのせます。 
▶️お出迎えは、時間より少し前に出迎えの場所で待機します。事前に受付を済ませるようにし、お客様が到着したら、「お待ちしておりました」と笑顔で挨拶します。
▶️面会、面談が終わったら、応接室から出られたお客様をお見送りするのが礼儀です。挨拶とともにお辞儀をしてしばらく後ろ姿を見送ります。応接室を片付けるときにお忘れ物がないかをチェックします。

習得STEP

11、社外、外出時マナー

11、社外・外出時マナー

◎アポイントを取ることが大前提
要件が訪問する必要があるものなのかどうかを検討し、必然性がある要件であればアポイントをとる。相手の都合を考慮せず突然訪問するのは大変失礼な行為です。相手が不在であれば、あなた自身の時間と手間が無駄になってしまいます。
▶️電話でアポイントを取り、面談の機会をいただけるよう都合を聞きます。基本は電話ですが、FAXやメールなどで申し込むこともあります。
▶️アポイントが取れたら、訪問相手に会うまでに準備するものを確認する。面談の日時、交通手段、面談場所へ到着するまでの時間、面談目的とその資料、名刺、面談場所など。加えて、身だしなみの確認。
▶️受付でのマナーとして。
建物に入る前に、コートや、マフラーは手に持ち、携帯電話の電源は切る。
受付では、きちんと挨拶し、伝達事項を簡潔にはっきり伝える。また、来社時の記帳がある場合は、必要事項を必ず記入する。
▶️訪問時に上司、先輩が同行する場合。上手な訪問の仕方は、上司や先輩から教えてもらって身につきます。上司、先輩の言動から多くのことを学びましょう。
▶️ 個人宅へ訪問する場合。時間を厳守、靴下の汚れをチェック、靴を揃えて入室、部屋をジロジロ見ない、長居をしない。

◎コンプレイントの処理で訪問
▶️手土産を持参しますが、「手土産で済まそうとするのか」またその逆に「手ぶらで謝りに来たのか」などと言われるこということがあります。状況を判断して、渡しましょう。
▶️相手の話は誠意をもって聞く
まずは相手の怒りを鎮めることです。相手の話を最後まで聞き、口を挟んだり、反論しないようにします。主張すべきことは、丁寧な言葉を選んで伝えます。
▶️原因を探り、再発の防止に務める
事実関係を冷静な視点で探り、迅速な対応をします。その場で解決方法が見いだせない場合は上司に報告し、判断をあおぎましょう。

◎名刺交換
名刺は自分の分身です。汚れや折れがないか、名刺切れがないか確認しておきましょう。
▶️名刺は、基本的に訪問者から出します。テーブル越しではなく、立ち上がって、対面して交換します。
▶️自分の名刺を右手で差し出し、左手で相手の名刺を受け取ります。訪問者の名刺をやや下にするのが礼儀です。

◎紹介の仕方
▶️取引先に上司や先輩を紹介する場合。「ご紹介いたします。当社の営業部長の〇〇です」→「いつもお世話になっているA部長です」
▶️取引先に他者の人を紹介する場合。「A部長、こちらがプロジェクトリーダーの△△社の〇〇部長でいらっしゃいます」
▶️自社の仲介役に紹介を依頼する場合。「はじめまして。〇〇部の〇〇と申します」
▶️他社の仲介役に紹介してもらう場合。「ご紹介いただきました△△社の〇〇様には、いつもお世話になっております」

◎直行・直帰で営業をするときや、出張時など、会社によってさまざまなルールが取り決められていますので確認しましょう。

習得STEP

12、冠婚葬祭のマナー

12、冠婚葬祭のマナー

冠婚葬祭(通過儀礼)は、「元服」「婚礼」「葬儀」「祖先の祭礼」という古くから伝わる4つの儀式をまとめて称したものです。

◎「冠」は人生の節目のお祝い

▶️奈良時代から行われている男子成人の儀式「元服」で冠をかぶせてお祝いしたこと(加冠の儀)にちなみ、人生の節目に当たるお祝い事を「冠」と表現します。
現代では七五三・成人式・還暦が「冠」です。出産や叙勲・褒賞も「冠」に当たるお祝い事です。

①帯祝い
   生命の誕生を喜ぶ儀礼。妊娠5か月目の戌の日に「岩田帯」と言われる腹帯を巻く。多産でお産が軽い犬にあやかり安産を祈るもの。

②お七夜
   赤ちゃんが誕生してから七日目を言い、この日に命名式を行う。赤ちゃんの名前と生年月日を書いた紙を、一か月ほど神棚や床の間など家の目立つところに飾ります。

③お宮参り
   赤ちゃんの成長と幸せを祈る儀式で、土地の守り神である「産土神(氏神と同様)」に参拝し、氏子となったことの挨拶を行います。生後一か月目あたりに行う。参拝の際、赤ちゃんに白羽二重の内着を着せて抱き、その上から祝い着をかけ、赤ちゃんを抱く人の首の後ろで紐を結びます。父方の祖母が多いようですが、これは昔出血を伴う出産を穢れとしたためで、お宮参りはその「忌み明け」の行事として母親の穢れを祓う意味合いがあった。

④お食い初め
   一生食べ物に困らないようにという願いを込めて、生後百日目に行う儀式。「箸祝い」「箸初め」「百日(ももか)の祝い」とも言う。

⑤初節句
   生後初めて迎える節句で、女の子は三月三日の「桃の節句」、男の子は五月五日の「端午の節句」です。女の子には雛人形、男の子には鎧やかぶとなどの節句飾りを贈って、初節句を祝います。

⑥初誕生
   両親と両家が集まって、一歳の誕生日をお祝いする。健康に育つようにとの願いを込めてお祝いに餅をつき、足腰が丈夫になるようにとの願いを込めて「誕生餅」として子供に背負わせて歩かせたり、足で踏ませたりします。

⑦厄年
   男性は数え年で二十五歳と四十二歳、女性は十九歳と三十三歳を厄年と言います。特に男性の四十二歳と女性の三十三歳を「本厄」あるいは「大厄」、その前後を「前厄」「後厄」と言って、身を慎むべき期間とされています。厄払いの儀式として、神社で祈祷を受けたり、神事に参加したりし、厄落しをします。

⑧年祝い
長寿の祝いのことを「年祝い」「賀寿」などと呼びます。かつては数え年で祝われていましたが、最近は満年齢の誕生日か、あるいはその前後の休日など、親族が集まりやすい日を選んで行われることが多いようです。
<賀寿の名称>

※1  十干とは、「甲(きのえ)」「乙(きのと)」「丙(ひのえ)」「丁(ひのと)」「戊(つちのえ)」「己(つちのと)」「庚(かのえ)」「辛(かのと)」「壬(みずのえ)」「癸(みずのと)」の総称。

◎出産祝い

出産祝いを贈る時期としては、昔は「お七夜」の日に出産祝いを持参したものですが、最近は病院で出産するケースが多く、産婦の疲れが取れる退院二~三週間後頃に持参するか、郵送で送ります。一般に、生後一か月後にするお宮参りの際に出産祝いのお返しをするのでそれまでに贈り、遅くならないようにした方がよいでしょう。
ベビー服やベビー用品に人気がありますが、新生児用の産着や育児用品は出産前に揃えている場合が多いので、あらかじめ希望を聞いてから贈り物を選んでも失礼ではありません。品物には掛け紙をかけます。表書きは「御祝」「御出産祝」などとして、水引は紅白の蝶結びです。
出産祝いをいただいたら、お宮参りの前後に記念の品などを贈ります。これを「内祝い」と言います。表書きは「内祝」とし、赤ちゃんの名前を入れた掛け紙をかけます。
<出産祝いの相場>(参考)
◎七五三のお祝い

七五三は、男の子が三歳と五歳、女の子は三歳と七歳の、十一月十五日に氏神様に参詣します。参詣の日は、その前後の休日が多いようです。
本来は氏神様に詣でるべきですが、神社などに参拝してもかまいません。お祓いを受け、祝詞を上げてもらう時は、事前に社務所に申し込み、「初穂料」「御玉串料」などと表書きしたお礼を祝儀袋に包みます。参拝だけですませる場合は、普通の参拝と同じように、二礼二拍手一礼でお参りします。


◎入園・入学祝い

入園や入学は、子どもが新しい社会生活を始める大切な節目なので、成長を祝います。お祝いを贈るのは祖父母や親戚など、ごく親しい間柄に限られます。
お祝いの品物は、学用品、知育玩具、本、時計などが一般的ですが、贈り物が重複しないように前もって希望を聞いてから送るのもよいでしょう。卒業と入学が重なる場合は「進学祝い」とするのが一般的で、特に希望していた学校に合格したような場合は、「祝合格」「合格御祝」などとした方が喜びも増します。
お返しは、身内のお祝いなので、特にお返しをする必要はありませんが、できれば本人から直接、お礼の言葉があるとよいでしょう。


<入園・入学祝いの相場>(参考)


◎その他のお祝い事としては、新築祝い、開店開業祝い、成人・就職祝い。結婚記念日、昇進・栄転・退職祝いなどがあります。
◎「婚」、結婚・結納

▶️ 婚約は、法的な決まりはなく、結婚の意思を固めた当人同士による口約束だけで成立し、文書を交わす必要もありません。だからこそ、きちんと形式に則ることが大事です。婚約を成立させるためには次のようなものがあります。

①婚約記念品を交換する
②婚約通知状を知人などにだす
③婚約式・婚約疲労パーティーなどを開く
④「結納」を交わす(納める)
結納の日に結婚の日取りを正式に決定すれば婚約が成立したとみなされます。関東では結納を「交わす」というように往復型で、男女双方で同品目の結納品を用意し、男性からは結納金(帯料)を、女性からはその半額(袴料)を同じ日に好感します。関西では「納める」と言い、片道型の結納が昔からの慣習で、主に男性が結納品を贈り、女性が後日袴料を男性に収めるか、全く納めないこともあります。
双方で取り交わす結納品として使われる代表的な縁起物は、
「目録」 : 結納品の品目や数を記したもの。
「長熨斗」 : 熨斗は本来、海産物の中でも貴重なあわびを叩いて長く伸ばしたもの。長寿の願いが込められている。
「金包」 : 結納金を包んだもので、男性からは「御帯料」、女性からは「御袴料」と書いて同日交換する。
「松魚節」 : 「勝男武士」とも書き、男性の強さを象徴したもの。
「寿留女」 : 「幾久しい」という意味があり、女性を象徴している。
「子生婦」 : 繁殖力の強い昆布にあやかり「子宝に恵まれる」という意味と、「よろこぶ」の語呂合わせ
「友志良賀」 : 白い麻糸の束で、「ともに白髪になるまで仲睦まじく」という意味。
「末広」 : 純白の扇子で、「純白無垢」であることと、「末広がり」の形のめでたさを表す。
「家内喜多留」: 福が多いことを願った祝い酒。昔は酒樽だったが、今では「樽料」と書いた現金を包む。




▶️ 婚礼は、結婚をして夫婦となるための行事で、結納や披露宴なども「婚」に当たります。

▶️ 葬儀は人の死にかかわる行事です。通夜や法事、法要なども含まれます。

◎「祭」は祖先を祀る一年の節目の行事(年中行事)

▶️ 祖先を祀ること全般が「祭」です。一族の繁栄を願うという目的もあるので、法事・お盆などはもちろん、お正月や節分・七夕なども「祭」です。