習得STEP
３、ビジネス会話の基本
３.ビジネス会話の基本
👉️相手の気持ちになってスムーズに進める
👉️好感のもてる話し方
話し方の基本として、スムーズに意思の疎通をはかるために、相手の話をよく聴き、自分の意思を相手に的確に伝えることが重要です。
言葉使いや話し方は、その人の知識、教養、品性を表すものです。また語彙が豊富であったり様々な表現ができることは感性の豊かさや教養の高さを示します。相手や状況によって話し方を変えるように工夫することも大事です。▶️要点をまとめる。
▶️結論から話す。
▶️アイコンタクト。 内容が理解されているかどうかの判断ができる。
▶️正しい表現を使い、相手の立場になって話す。正しい形容詞。現在形と過去形が混同していたり、若者言葉であったりしないように。また、相手の立場になって話す。「ケチ」→「倹約家」。「背の低い人」→「小柄な人」。
３.ビジネス会話の基本
聴き方の基本
「聞く」「聴く」「訊く」。それぞれに話を聞く姿勢が異なります。相手の話をよく聞くことで相手をより理解することができるのは「聴く」です。「聴く」は、相手から好感を持たれ、信頼されます。
「聞く」 自然に耳に入ってくること。
「聴く」 相手を理解するために話を聞くこと。
「訊く」 積極的に質問をしながら本音を引き出すために聞くこと。
・あいづちを打つ
話しをしても反応がないと人は話しづらいものです。話の節目でうなずいたり、「そうですね」とあいづちを打つのは、聞き手のマナーです。「はいはい」「えぇえぇ」と何度もあいづちを打つのは、相手を軽蔑したような印象を与え、タイミングが早すぎると、相手はせかされているように感じてかえって話しづらくなります。
・話しの内容にあった表情
話しを聴いているときの表情が乏しいと、相手は「理解しているのかわからない」「何を考えているのかわからない」と不安になります。相手の気持ちに沿った自然な表情をし、共感、同調することが大切です。ただ、共感はしても同情することは控えた方がいいですね。
・聴くときの態度に注意
聞き手の姿勢は態度に表れます。身を乗り出すようにすると、誠実に相手の話を聞こうとする積極的な姿勢が感じられます。深く背もたれに身をあずけたり、腕を組んでいるなどの姿勢であると、話し手は話しづらくなり、また拒否されているように受け取ってしまいます。
・クッション言葉
相手にものをお願いするときや、尋ねるとき、依頼するとき、意向にそえないときなどに、単刀直入にその旨をすぐに伝えてしまうと、角が立つことがあります。そのようなときはつぎのような言葉をはさむと印象が少しやわらかくなり、受け入れやすくなります。
「少々お待ちください」→「恐れ入りますが、少々お待ちいただけますか」
「どちら様でしょうか」→「失礼ですが、どちら様でしょうか」
「不在にしております」→「あいにくですが、ただいま不在にしております」
「在庫をきらしております」→「申し訳ございませんが、在庫をきらしております」
「おタバコはご遠慮いただけますか」→「申し訳ございませんが、おタバコはご遠慮いただけますか」
「こちらにご記入いただけますか」→「お手数をおかけしますが、こちらにご記入いただけますか」
・言葉の言い変え
「できません」→「申し訳ございませんが、いたしかねます。○○ではいかがでしょうか」
「わかりません」→「申し訳ございませんが、あいにくわかりかねます。すぐにお調べしてまいります」
「いません」→「申し訳ございません。ただいま席をはずしております。〇時には戻ってまいりますが、いかがいたしましょうか」
