習得STEP
１１、社外、外出時マナー
１１、社外・外出時マナー
◎アポイントを取ることが大前提
要件が訪問する必要があるものなのかどうかを検討し、必然性がある要件であればアポイントをとる。相手の都合を考慮せず突然訪問するのは大変失礼な行為です。
相手が不在であれば、あなた自身の時間と手間が無駄になってしまいます。
▶️電話でアポイントを取り、面談の機会をいただけるよう都合を聞きます。基本は電話ですが、ＦＡＸやメールなどで申し込むこともあります。
▶️アポイントが取れたら、訪問相手に会うまでに準備するものを確認する。面談の日時、交通手段、面談場所へ到着するまでの時間、面談目的とその資料、名刺、面談場所など。加えて、身だしなみの確認。
▶️受付でのマナーとして。
建物に入る前に、コートや、マフラーは手に持ち、携帯電話の電源は切る。
受付では、きちんと挨拶し、伝達事項を簡潔にはっきり伝える。また、来社時の記帳がある場合は、必要事項を必ず記入する。
▶️訪問時に上司、先輩が同行する場合。上手な訪問の仕方は、上司や先輩から教えてもらって身につきます。上司、先輩の言動から多くのことを学びましょう。
▶️ 個人宅へ訪問する場合。時間を厳守、靴下の汚れをチェック、靴を揃えて入室、部屋をジロジロ見ない、長居をしない。
◎コンプレイントの処理で訪問
▶️手土産を持参しますが、「手土産で済まそうとするのか」またその逆に「手ぶらで謝りに来たのか」などと言われるこということがあります。状況を判断して、渡しましょう。
▶️相手の話は誠意をもって聞く
まずは相手の怒りを鎮めることです。相手の話を最後まで聞き、口を挟んだり、反論しないようにします。主張すべきことは、丁寧な言葉を選んで伝えます。
▶️原因を探り、再発の防止に務める
事実関係を冷静な視点で探り、迅速な対応をします。その場で解決方法が見いだせない場合は上司に報告し、判断をあおぎましょう。
◎名刺交換
名刺は自分の分身です。汚れや折れがないか、名刺切れがないか確認しておきましょう。
▶️名刺は、基本的に訪問者から出します。テーブル越しではなく、立ち上がって、対面して交換します。
▶️自分の名刺を右手で差し出し、左手で相手の名刺を受け取ります。訪問者の名刺をやや下にするのが礼儀です。
◎紹介の仕方
▶️取引先に上司や先輩を紹介する場合。「ご紹介いたします。当社の営業部長の〇〇です」→「いつもお世話になっているＡ部長です」
▶️取引先に他者の人を紹介する場合。「Ａ部長、こちらがプロジェクトリーダーの△△社の〇〇部長でいらっしゃいます」
▶️自社の仲介役に紹介を依頼する場合。「はじめまして。〇〇部の〇〇と申します」
▶️他社の仲介役に紹介してもらう場合。「ご紹介いただきました△△社の〇〇様には、いつもお世話になっております」
◎直行・直帰で営業をするときや、出張時など、会社によってさまざまなルールが取り決められていますので確認しましょう。
